Электронный документооборот

Обмен бумажными документами постепенно уходит в прошлое — это долго и неудобно, к тому же велик риск, что часть документов потеряется. Поэтому наша компания выбирает современный и мобильный способ - электронный документооборот (ЭДО).

ЭДО — это обмен документами в электронном виде. Они подписываются электронной подписью и имеют полную юридическую силу наравне с бумажными.

Обмениваться таким способом можно всеми документами, которые нужны бизнесу:

- договорами;

- письмами;

- актами и счет-фактурами;

- приказами;

- и любыми другими формами.

Процесс обмена происходит через систему оператора ЭДО и не составляет никаких сложностей. Отправитель создает документ, подписывает его своей электронной подписью и отправляет контрагенту. Если нужно, то адресат тоже ставит в документе свою подпись. Документооборот — процесс двусторонний. Поэтому важно подключить и клиентов, и поставщиков к ЭДО. Пригласить к обмену электронными документами не сложнее, чем добавить нового друга в соцсети.

Чтобы начать обмен документами, достаточно принять приглашение в Диадоке, которое компания вышлет вам на почту. А если вы хотите дополнительно зафиксировать условия, на которых вы будете обмениваться документами, то можно также подписать дополнительное соглашение. Это позволит избежать спорных ситуаций и сделать работу ещё продуктивнее.

С этого апреля наша компания полностью перешла на ЭДО. Такие документы невозможно потерять, они надежно хранятся в личном кабинете. А процесс отправления и приема документов теперь происходит гораздо быстрее, что позволяет максимально оптимизировать бизнес процессы для обеих сторон.